1.Identificación del responsable del tratamiento
Responsable del tratamiento: JOSE LULIGO NIT / C.C.: 1.107.090.249 Nombre comercial: Buru Domicilio: Cali, Colombia Sitio web: somosburu.com Correo electrónico para asuntos de protección de datos personales: hola@somosburu.com
Para efectos de esta Política, el responsable del tratamiento podrá denominarse Buru, la plataforma o el responsable.
2.Objetivo de la política
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales tiene por objeto establecer los lineamientos bajo los cuales Buru recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, circula, transmite, transfiere, conserva, suprime y, en general, realiza tratamiento de datos personales de usuarios, abogados proveedores, visitantes, clientes potenciales, aliados, proveedores, contratistas, titulares de PQR y demás personas naturales cuyos datos sean tratados en desarrollo de la operación de la plataforma.
Esta política busca garantizar el derecho fundamental al habeas data, la intimidad, el buen nombre, la privacidad y la protección de datos personales, de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan.
3.Alcance
Esta política aplica a todas las bases de datos, archivos, registros, formularios, documentos, sistemas, aplicaciones, herramientas tecnológicas, logs, grabaciones, soportes físicos o electrónicos y demás repositorios de información administrados por Buru, en los cuales se traten datos personales.
La política aplica, entre otros, a:
- Usuarios que crean cuenta o solicitan asesorías jurídicas.
- Abogados proveedores que se registran o vinculan a la plataforma.
- Personas que cargan documentos o información relacionada con casos jurídicos.
- Personas que interactúan con canales digitales de Buru.
- Titulares que presentan peticiones, quejas, reclamos, solicitudes o consultas.
- Proveedores, aliados, contratistas o terceros relacionados con la operación.
- Visitantes del sitio web o de la aplicación.
- Personas cuyos datos sean tratados de manera incidental en documentos, grabaciones, soportes o información cargada por usuarios.
4.Marco normativo
La presente política se fundamenta principalmente en las siguientes normas:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
- Ley 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales.
- Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
- Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
- Decreto 886 de 2014, sobre Registro Nacional de Bases de Datos, compilado en el Decreto 1074 de 2015.
- Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable a datos financieros, crediticios, comerciales o de servicios.
- Ley 1273 de 2009, relacionada con protección de la información y los datos frente a conductas informáticas.
- Normas, circulares, guías e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.
5.Definiciones
Para efectos de esta política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación física, electrónica, verbal o digital mediante la cual Buru informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye, entre otros, datos relativos a salud, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, vida sexual, origen racial o étnico, pertenencia a sindicatos y datos biométricos.
Datos biométricos: Datos relacionados con características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona, como rostro, imagen, voz, rasgos faciales, registros audiovisuales u otros elementos que permitan o contribuyan a identificarla.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza tratamiento de datos personales por cuenta de Buru.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento de datos personales. Para efectos de esta política, Buru será responsable respecto de las bases de datos que administra directamente.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: Envío de datos personales a un tercero que, dentro o fuera de Colombia, actúa como nuevo responsable del tratamiento.
Transmisión: Comunicación de datos personales a un tercero que realiza tratamiento por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia, supresión o conservación.
6.Principios aplicables al tratamiento de datos personales
Buru realizará el tratamiento de datos personales con observancia de los siguientes principios:
- Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la normativa vigente.
- Finalidad: El tratamiento obedecerá a finalidades legítimas, informadas al titular.
- Libertad: El tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo excepciones legales.
- Veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: El titular podrá conocer la existencia y uso de sus datos personales.
- Acceso y circulación restringida: Los datos solo serán tratados por personas autorizadas y para las finalidades permitidas.
- Seguridad: Buru adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales.
- Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener reserva incluso después de finalizada su relación con Buru.
- Necesidad y proporcionalidad: Buru procurará recolectar únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.
- Responsabilidad demostrada: Buru procurará documentar sus procedimientos, autorizaciones, medidas de seguridad y gestión del tratamiento de datos personales.
7.Categorías de titulares
Buru podrá tratar datos personales de las siguientes categorías de titulares:
- Usuarios de la plataforma: Personas que crean cuenta, solicitan asesorías, cargan documentos, realizan pagos o interactúan con abogados mediante Buru.
- Abogados proveedores: Profesionales del derecho que se registran, validan y operan como proveedores independientes dentro de Buru.
- Visitantes digitales: Personas que navegan en el sitio web, aplicación o canales digitales.
- Solicitantes de información: Personas que contactan a Buru por formularios, correo, WhatsApp, redes sociales u otros canales.
- Titulares de PQR: Personas que presentan peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, consultas o reportes.
- Proveedores, aliados o contratistas: Personas naturales vinculadas con servicios tecnológicos, administrativos, comerciales, contables, jurídicos u operativos.
- Terceros mencionados en documentos o asesorías: Personas cuyos datos aparezcan en documentos cargados, relatos de caso, grabaciones, soportes o comunicaciones suministradas por usuarios o abogados.
8.Datos personales tratados por Buru
Buru podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales, según el tipo de titular y finalidad:
8.1. Datos de identificación
- Nombre completo.
- Tipo y número de documento.
- Copia de documento de identidad, cuando sea necesario.
- Fecha de expedición del documento, cuando sea requerida para validación.
- Ciudad, departamento o país.
- Datos de contacto.
8.2. Datos de contacto
- Correo electrónico.
- Número de celular.
- Dirección, cuando sea necesaria.
- Usuario o identificador dentro de la plataforma.
- Canales de comunicación autorizados.
8.3. Datos de usuarios relacionados con asesorías
- Descripción del caso.
- Documentos cargados por el usuario.
- Información del vehículo, cuando aplique.
- Placa, SOAT, licencia de conducción, tarjeta de propiedad, revisión técnico-mecánica, comparendos u otros documentos relacionados con tránsito.
- Evidencias, fotografías, videos, comunicaciones, recibos, contratos, pantallazos o soportes aportados por el usuario.
- Información necesaria para asignar, prestar y verificar la asesoría.
8.4. Datos de abogados proveedores
- Cédula de ciudadanía.
- Tarjeta profesional.
- Certificado de vigencia de tarjeta profesional.
- RUT.
- Información tributaria.
- Cuenta bancaria o medio de pago autorizado.
- Hoja de vida, experiencia, especialidad, estudios o certificaciones.
- Soportes de afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social Integral, incluida la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) o documento equivalente, cuando exista saldo disponible para retiro, cuando Buru lo solicite o cuando resulte necesario para habilitar pagos, transferencias de fondos, control documental, soporte contable, tributario, contractual o cumplimiento legal.
- Calificaciones, métricas, historial de conexión, disponibilidad, reportes, PQR e indicadores operativos.
8.5. Datos de pago, facturación y soporte contable
- Datos asociados a transacciones.
- Identificadores de pago.
- Soportes de pago.
- Información de facturación.
- Valores pagados.
- Comisiones, saldos, retiros, devoluciones, reversos o ajustes.
- Información necesaria para obligaciones contables, fiscales y tributarias.
Buru no almacena datos completos de tarjetas de crédito o débito, como número completo, CVV o información sensible de pago, salvo que ello sea estrictamente necesario y permitido. El procesamiento de pagos podrá realizarse mediante pasarelas o proveedores especializados, como Wompi, bajo sus propias medidas de seguridad y condiciones aplicables.
8.6. Datos técnicos y de navegación
- Dirección IP.
- Tipo de dispositivo.
- Sistema operativo.
- Navegador.
- Identificadores de sesión.
- Logs de acceso.
- Fecha y hora de uso.
- Eventos dentro de la app.
- Cookies o tecnologías similares.
- Datos de analítica, rendimiento, errores, seguridad y uso de la plataforma.
8.7. Datos audiovisuales, biométricos y sensibles
Cuando sea necesario para la operación de Buru, podrán tratarse:
- Imagen.
- Voz.
- Rostro.
- Rasgos faciales.
- Grabaciones de videollamadas.
- Registros audiovisuales.
- Datos biométricos.
- Información sensible que el usuario revele durante la asesoría o cargue en documentos.
Buru tratará estos datos conforme a las reglas especiales aplicables a datos sensibles y solicitará autorización expresa cuando corresponda.
9.Tratamiento de datos sensibles
Buru podrá tratar datos sensibles cuando sean necesarios para la validación de identidad, prestación de asesorías por videollamada, seguridad, prevención de fraude, atención de PQR, resolución de disputas, soporte, grabaciones, defensa jurídica o cumplimiento legal.
Los datos sensibles podrán incluir imagen, voz, rostro, rasgos faciales, registros audiovisuales, datos biométricos, información de salud, información familiar, información de menores de edad, información relacionada con accidentes, comparendos, procedimientos administrativos o cualquier dato sensible contenido en documentos o relatos suministrados por el titular.
Buru informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin embargo, cuando ciertos datos sensibles sean indispensables para prestar una funcionalidad determinada, como la videollamada, validación de identidad, grabación por seguridad o resolución de disputas, la negativa a autorizar dicho tratamiento podrá impedir el uso de esa funcionalidad o la prestación del servicio solicitado.
Buru adoptará medidas razonables para limitar el acceso, uso, conservación y circulación de datos sensibles.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En el tratamiento de datos biométricos, imagen, voz, rostro, rasgos faciales y registros audiovisuales capturados mediante videollamadas, Buru implementará medidas reforzadas de seguridad, incluyendo, según corresponda, almacenamiento en contenedores privados, controles de acceso por roles, enlaces firmados temporales, trazabilidad de accesos, restricciones de descarga, registros de auditoría y
acceso limitado bajo criterios de necesidad, proporcionalidad y finalidad. El acceso interno o por parte de terceros autorizados se limitará a los casos necesarios para soporte, seguridad, prevención de fraude, atención de PQR, resolución de disputas, cumplimiento legal o defensa jurídica.
10.Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
Buru no está dirigida a niños, niñas o adolescentes y sus servicios están orientados a personas mayores de edad o legalmente habilitadas para contratar.
No obstante, en algunos casos los usuarios podrían cargar o mencionar información relacionada con menores de edad en documentos, relatos, accidentes, situaciones familiares, trámites o casos jurídicos.
Cuando Buru trate datos de niños, niñas o adolescentes, lo hará únicamente cuando sea necesario, pertinente y proporcional para la finalidad autorizada, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y solicitando la autorización del representante legal cuando corresponda.
11.Finalidades generales del tratamiento
Buru podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades generales:
- Permitir el registro y creación de cuentas.
- Validar identidad de usuarios y abogados.
- Verificar información profesional de abogados.
- Gestionar solicitudes de asesoría jurídica.
- Conectar usuarios con abogados disponibles.
- Prestar servicios mediante videollamada, chat, llamada u otros canales digitales.
- Administrar pagos, facturación, devoluciones, reversos y soportes.
- Gestionar comisiones, saldos, retiros y pagos a abogados.
- Atender PQR, solicitudes, consultas, reclamos y disputas.
- Conservar trazabilidad del servicio.
- Realizar grabaciones de videollamadas cuando sean autorizadas o necesarias para las finalidades informadas.
- Evaluar calidad, seguridad y experiencia del usuario.
- Gestionar calificaciones de abogados.
- Prevenir fraude, suplantación, uso indebido, ataques informáticos o manipulación de pagos.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales y tributarias.
- Responder requerimientos de autoridades judiciales, administrativas, fiscales o de control.
- Defender los derechos e intereses de Buru, usuarios, abogados o terceros.
- Realizar analítica de producto, estadísticas internas, mejora de la app y optimización de la asignación tecnológica.
- Enviar comunicaciones operativas, administrativas, de seguridad, soporte, pagos o cambios de políticas.
- Enviar comunicaciones comerciales o promocionales solo cuando exista autorización para esa finalidad.
- Gestionar cookies, analítica, rendimiento, errores y seguridad de los canales digitales.
- Administrar proveedores tecnológicos, encargados, aliados y terceros necesarios para la operación.
12.Finalidades específicas para usuarios
Los datos personales de usuarios podrán tratarse para:
- Crear y administrar la cuenta del usuario.
- Validar identidad y prevenir fraude.
- Gestionar solicitudes de asesoría jurídica.
- Asignar o conectar al usuario con un abogado.
- Permitir la prestación de asesorías por videollamada, chat, llamada u otros canales.
- Recibir, almacenar y poner a disposición del abogado documentos e información del caso.
- Procesar pagos mediante pasarelas de pago.
- Generar soportes de pago, facturas o documentos equivalentes.
- Gestionar devoluciones, reversos, ajustes o reclamos.
- Conservar trazabilidad de la asesoría.
- Grabar videollamadas por seguridad, soporte, control de calidad, PQR, prevención de fraude, resolución de disputas y defensa jurídica, cuando aplique.
- Atender solicitudes, quejas, reclamos o reportes.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Enviar notificaciones operativas sobre el estado de solicitudes, pagos, soporte, PQR o cambios relevantes.
- Cumplir obligaciones legales y contractuales.
- Proteger los derechos de Buru, del usuario, del abogado o de terceros.
13.Finalidades específicas para abogados proveedores
Los datos personales de abogados proveedores podrán tratarse para:
- Crear y administrar su cuenta como abogado proveedor.
- Validar identidad.
- Verificar tarjeta profesional y vigencia.
- Revisar información profesional, experiencia, áreas de práctica y soportes de idoneidad.
- Consultar o validar antecedentes disciplinarios relacionados con el ejercicio profesional, cuando proceda.
- Revisar RUT e información tributaria.
- Validar cuenta bancaria o medio de pago.
- Gestionar perfil profesional.
- Publicar información visible en la plataforma, como nombre, fotografía, especialidad, experiencia general, ciudad, calificación o disponibilidad, cuando aplique.
- Contactar al abogado para asignación, disponibilidad, soporte, pagos, actualizaciones o asuntos operativos.
- Procesar pagos, saldos, retiros, liquidaciones, comisiones, ajustes, devoluciones o compensaciones.
- Practicar retenciones, descuentos o deducciones cuando correspondan.
- Verificar soportes de seguridad social, incluida la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes —PILA— o documento equivalente, cuando exista saldo disponible para retiro, cuando Buru lo solicite o cuando resulte necesario para habilitar pagos, transferencias de fondos, control documental, soporte contable, tributario, contractual o cumplimiento legal.
- Conservar soportes contractuales, contables, tributarios, operativos y probatorios.
- Evaluar desempeño operativo, calificaciones, métricas, PQR y calidad del servicio.
- Prevenir fraude, suplantación, uso indebido de cuenta o afectaciones a la plataforma.
- Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y contractuales.
- Defender los derechos e intereses de Buru, usuarios, abogados o terceros.
14.Grabaciones de videollamadas y trazabilidad
Cuando el servicio se preste mediante videollamada, Buru podrá realizar grabación de la sesión por motivos de seguridad, trazabilidad, control de calidad, soporte, prevención de fraude, resolución de disputas, revisión de cobros, atención de PQR, cumplimiento legal y defensa de Buru, usuarios o abogados.
Las grabaciones podrán incluir imagen, voz, rostro, información del caso, documentos mostrados, manifestaciones del usuario, manifestaciones del abogado y demás información compartida durante la asesoría.
Las grabaciones serán conservadas por un término inicial de treinta (30) días calendario, salvo que exista PQR, disputa, reclamación, investigación, requerimiento de autoridad, necesidad probatoria, obligación legal o defensa jurídica que justifique su conservación por un término mayor.
El acceso a las grabaciones estará restringido a personas autorizadas, según roles y finalidades. El usuario podrá acceder a la grabación cuando Buru lo habilite y bajo las condiciones de seguridad definidas por la plataforma.
15.Datos de pago y pasarelas
Buru podrá utilizar pasarelas de pago, procesadores, bancos, billeteras digitales u otros proveedores para procesar pagos, registrar tarjetas, realizar cargos automáticos autorizados, gestionar devoluciones, reversos y soportes transaccionales.
Cuando el usuario registre una tarjeta u otro método de pago, la información podrá ser tratada por la pasarela o proveedor correspondiente. Buru podrá conservar identificadores, tokens, últimos dígitos, soporte de transacción, estado del pago, monto, fecha, hora y datos necesarios para operación, conciliación, soporte y cumplimiento legal.
Buru no conservará CVV ni datos completos de tarjeta salvo que ello sea permitido, necesario y seguro conforme a la normativa y estándares aplicables.
16.Comunicaciones operativas y comerciales
Buru podrá contactar a los titulares por correo electrónico, WhatsApp, llamada, SMS, notificaciones push, mensajes dentro de la app o cualquier canal registrado para finalidades operativas, contractuales, administrativas, de seguridad, soporte, pagos, PQR, cambios de políticas o cumplimiento legal.
Las comunicaciones comerciales, promocionales, publicitarias, de remarketing o marketing directo solo se enviarán cuando el titular haya otorgado autorización para esa finalidad o cuando exista una base legal aplicable.
El titular podrá solicitar la supresión o revocatoria de comunicaciones comerciales, sin que ello afecte las comunicaciones estrictamente necesarias para la prestación del servicio, seguridad, pagos, PQR o cumplimiento legal.
17.Cookies y tecnologías similares
Buru podrá utilizar cookies, SDK, píxeles, identificadores de dispositivo, herramientas de analítica, monitoreo de errores, medición de rendimiento y tecnologías similares para mejorar la experiencia de usuario, analizar uso de la plataforma, prevenir fraude, recordar preferencias, medir campañas, mejorar funcionalidades y proteger la seguridad de la app o sitio web.
Estas tecnologías podrán recolectar información como IP, dispositivo, sistema operativo, navegador, eventos de uso, páginas visitadas, clics, tiempos de permanencia, errores, sesión, ubicación aproximada y comportamiento dentro de la plataforma.
El titular podrá gestionar cookies desde su navegador o dispositivo, sin perjuicio de que la desactivación de ciertas tecnologías pueda afectar el funcionamiento de algunos servicios.
18.Proveedores, encargados y terceros
De acuerdo con la infraestructura tecnológica informada por Buru, los datos personales podrán ser tratados por proveedores ubicados fuera de Colombia, incluyendo, entre otros: Supabase y/o sus proveedores de infraestructura en Estados Unidos, para la gestión y alojamiento de bases de datos operativas de usuarios, abogados, solicitudes y registros de plataforma; Cloudflare Inc. y/o sus servicios asociados en Estados Unidos, para almacenamiento, distribución segura, protección, rendimiento y disponibilidad de documentos, archivos, soportes e información cargada en la plataforma; y Hetzner Online GmbH en Alemania, para alojamiento de infraestructura de servidores, servicios de aplicación, comunicación técnica y/o transmisión de sesiones WebRTC, según la arquitectura implementada por Buru. Lo anterior se entiende sin perjuicio de otros proveedores tecnológicos que Buru incorpore para operación, seguridad, soporte, pagos, analítica, monitoreo o mejora de la plataforma.
19.Transferencia y transmisión internacional de datos
Buru podrá realizar transferencias o transmisiones internacionales de datos personales cuando sea necesario para la operación de la plataforma, almacenamiento, soporte, pagos, seguridad, videollamadas, analítica, cumplimiento legal o prestación de servicios tecnológicos.
Cuando se trate de transmisión internacional a encargados del tratamiento, Buru procurará celebrar o mantener acuerdos, términos, cláusulas o mecanismos que regulen el tratamiento por cuenta de Buru, la confidencialidad, seguridad, finalidad, acceso restringido y obligaciones aplicables.
Cuando se trate de transferencia internacional a terceros responsables, Buru observará las reglas de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.
20.Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
- Revocar la autorización cuando sea procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.
La supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando Buru deba conservar la información para fines legales, contables, tributarios, contractuales, probatorios, de seguridad, PQR, defensa jurídica o cumplimiento de obligaciones.
21.Personas legitimadas para ejercer derechos
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por:
- El titular.
- Sus causahabientes, previa acreditación de dicha calidad.
- El representante o apoderado del titular, previa acreditación de representación o poder.
- El representante legal de niños, niñas o adolescentes, cuando aplique.
- Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
22.Área responsable de consultas y reclamos
El área responsable de atender consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria y demás asuntos relacionados con datos personales será:
Área responsable: Protección de Datos Personales / Atención al Usuario Buru Correo electrónico: hola@somosburu.com Sitio web: somosburu.com Domicilio: Cali, Colombia
23.Procedimiento para consultas
El titular o persona legitimada podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de Buru.
La consulta deberá enviarse al correo electrónico o canal indicado en esta política e incluir, como mínimo:
- Nombre completo del titular.
- Tipo y número de documento.
- Correo electrónico de contacto.
- Descripción clara de la consulta.
- Documentos que acrediten identidad o representación, cuando aplique.
Buru responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recepción. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, Buru informará los motivos de la demora y señalará la fecha en que responderá, sin que el término adicional supere cinco (5) días hábiles.
24.Procedimiento para reclamos, actualización, rectificación, supresión o revocatoria
El titular o persona legitimada podrá presentar reclamos para solicitar corrección, actualización, rectificación, supresión, revocatoria o revisión del tratamiento de sus datos personales.
El reclamo deberá incluir:
- Nombre completo del titular.
- Tipo y número de documento.
- Correo electrónico de contacto.
- Descripción clara de los hechos o solicitud.
- Datos que desea corregir, actualizar, suprimir o revisar.
- Documentos de soporte, si aplica.
- Documentos que acrediten identidad o representación, cuando aplique.
Si el reclamo está incompleto, Buru podrá requerir al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses
desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, Buru incluirá en la base de datos una leyenda de “reclamo en trámite” o equivalente, cuando corresponda, y dará respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción completa del reclamo.
Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, Buru informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, sin que el término adicional supere ocho (8) días hábiles.
25.Revocatoria de autorización y supresión de datos
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o supresión de sus datos personales cuando considere que Buru no respeta los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando haya terminado la finalidad que autorizó el tratamiento.
La solicitud no procederá cuando exista una obligación legal, contractual, contable, tributaria, probatoria, de seguridad, PQR, defensa jurídica o cumplimiento normativo que exija conservar la información.
La revocatoria de autorizaciones necesarias para operar la cuenta, prestar asesorías, procesar pagos, conservar soportes o cumplir obligaciones legales podrá impedir o limitar el uso de la plataforma.
26.Medios para otorgar autorización
La autorización para el tratamiento de datos personales podrá otorgarse mediante:
- Firma física.
- Firma electrónica.
- Checkbox.
- Botón de aceptación.
- Registro en la app.
- Aceptación de términos y documentos digitales.
- Mensaje de datos.
- Código de verificación.
- Grabación de audio o video.
- Conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que el titular autorizó el tratamiento.
Buru conservará prueba de las autorizaciones otorgadas mediante registros de fecha, hora, IP, dispositivo, usuario, correo, número de teléfono, versión aceptada, logs, documentos, grabaciones o cualquier otro soporte técnico o probatorio disponible.
27.Seguridad de la información
Buru adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción, uso indebido, divulgación no autorizada, fraude, incidentes de seguridad o tratamiento no autorizado.
Las medidas podrán incluir, según corresponda:
- Control de accesos por roles.
- Autenticación.
- Enlaces temporales o firmados.
- Almacenamiento privado de documentos.
- Registro de logs.
- Auditoría de accesos.
- Restricción de permisos.
- Medidas de cifrado o protección técnica cuando sea aplicable.
- Políticas internas de confidencialidad.
- Gestión de incidentes.
- Copias de seguridad.
- Monitoreo de errores y seguridad.
- Limitación de acceso a grabaciones y documentos sensibles.
Buru no puede garantizar seguridad absoluta, pero adoptará medidas razonables y proporcionales al tipo de datos tratados y riesgos de la operación.
28.Gestión de incidentes de seguridad
En caso de incidente de seguridad que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, Buru podrá ejecutar acciones de identificación, contención, análisis, mitigación, documentación, corrección y prevención.
Cuando el incidente pueda generar riesgo significativo para los derechos de los titulares o cuando la normativa lo exija, Buru realizará las comunicaciones o reportes correspondientes a los titulares afectados y/o a la Superintendencia de Industria y Comercio, según corresponda.
29.Conservación de datos personales
Buru conservará los datos personales durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades autorizadas, prestar servicios, administrar la plataforma, atender PQR, gestionar pagos, conservar soportes, cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, probatorias, de seguridad y defensa jurídica.
Las grabaciones de videollamadas se conservarán inicialmente por treinta (30) días calendario, salvo que exista reclamación, disputa, PQR, investigación, requerimiento de autoridad, necesidad probatoria, obligación legal o defensa jurídica que justifique su conservación por un término mayor. Vencido dicho término sin que medie reclamación, disputa, PQR, investigación, requerimiento de autoridad o necesidad legítima de
conservación, Buru procederá a la supresión definitiva, anonimización irreversible o bloqueo seguro de los archivos de audio y video, conforme a sus procedimientos técnicos y de seguridad.
Los datos contables, tributarios, contractuales, facturas, soportes de pago, documentos equivalentes y registros necesarios podrán conservarse durante los términos exigidos por la normativa comercial, contable y tributaria aplicable.
Una vez cumplida la finalidad o vencidos los términos de conservación aplicables, Buru procederá a suprimir, anonimizar o bloquear la información, salvo que exista obligación legal o contractual de conservación.
30.Registro Nacional de Bases de Datos
Buru revisará si se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos —RNBD— administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando resulte obligada, Buru inscribirá y actualizará sus bases de datos conforme a la normativa aplicable, incluyendo información sobre finalidades, canales de atención, medidas de seguridad, transferencias, transmisiones y demás aspectos exigidos por la autoridad competente.
31.Bases de datos administradas por Buru
Buru podrá administrar, entre otras, las siguientes bases de datos:
- Usuarios.
- Abogados proveedores.
- Solicitudes de asesoría.
- Documentos cargados por usuarios.
- Grabaciones y trazabilidad.
- Pagos, facturación y soportes.
- PQR.
- Soporte técnico.
- Comunicaciones.
- Analítica y seguridad.
- Proveedores, aliados y contratistas.
- Marketing, cuando exista autorización.
32.Modificaciones de la política
Buru podrá modificar esta política en cualquier momento para ajustarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos, comerciales o de seguridad.
Cuando los cambios sean sustanciales y afecten la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, Buru informará a los titulares por medios eficientes antes de
implementar las nuevas políticas o a más tardar al momento de su implementación, según corresponda.
Cuando sea necesario, Buru solicitará una nueva autorización al titular.
33.Consulta de la política
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales estará disponible para consulta en el sitio web somosburu.com, en la aplicación Buru y/o por solicitud al correo electrónico hola@somosburu.com.
34.Vigencia
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación.
Las bases de datos administradas por Buru tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, probatorias, de seguridad y defensa jurídica aplicables.
Lo no previsto en esta política se regirá por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulen la protección de datos personales en Colombia.